10 PowerPoint-tips för att förbereda en professionell presentation

Professionella presentationer handlar om att påverka. Dina bilder ska se ut som en del. När du väl vet vad som får en presentation att se professionell ut kan du anpassa vilken halvanständig PowerPoint-mall som helst eller skapa dina egna anpassade bilder.

Våra PowerPoint-tips hjälper dig att undvika vanliga misstag, hålla din publik engagerad och skapa en professionell presentation, i form och innehåll.

PowerPoint-bilddesign

Designen kan lämna ett första och bestående intryck. Ge det en professionell touch för att vinna din publiks förtroende och uppmärksamhet.

1. Komponera dina bilder noggrant

Kopiera och klistra inte in bilder från olika källor. Du vill inte att din presentation ska se ut som en trasmatta. Det du siktar på är ett konsekvent utseende. Detta kommer att hjälpa din publik att fokusera på det väsentliga; ditt tal och de viktigaste fakta du lyfter fram på dina bilder.

Använd därför en grundläggande mall eller gör din egen . PowerPoint kommer med ett brett urval av professionella PowerPoint-presentationsmallar , men du kan också hitta gratis online.

PowerPoint-tips: När du öppnar PowerPoint, notera sökfältet högst upp. En av de föreslagna sökningarna är "presentationer". Klicka på den för att se alla PowerPoints standardpresentationsmallar. Välj en kategori till höger för att begränsa din sökning.

Välj ett lättläst typsnitt . Det är svårt att få det här rätt, men dessa professionella Google-teckensnitt är ett säkert kort. Om du inte är en designer, håll dig till ett enda teckensnitt och begränsa dig till att leka med säkra färger och teckenstorlekar.

Om du är osäker på typsnitt, se "Typografins 10 budord" nedan för orientering.

Bildkredit: DesignMantic

Välj noggrant teckenstorlekar för rubriker och text. Även om du inte vill skapa en vägg av text och tappa publikens uppmärksamhet, vill du att de ska kunna läsa det du har markerat. Så gör dina typsnitt tillräckligt stora.

PowerPoint-tips: PowerPoint erbjuder flera olika bildlayouter. När du lägger till en ny bild, välj rätt layout under Hem > Ny bild . För att byta layout på en befintlig bild, använd Hem > Layout . Genom att använda standardlayouterna kan du göra sammanhängande designändringar i din presentation när du vill.

Lämna plats för höjdpunkter, som bilder eller ta hem meddelanden. Vissa element bör sticka ut. Så försök att inte begrava dem i bakgrundsljud utan ge dem det utrymme de behöver. Detta kan vara ett enstaka citat eller en enda bild per sida utan något annat än en enkel rubrik och en enkel bakgrund.

Dekorera knappt men väl. Om du har bra innehåll behöver du ingen dekoration. Din mall kommer att vara tillräckligt dekorativ.

Obs: Begränsa rummet din design tar upp och låt aldrig designen begränsa ditt budskap.

2. Använd konsistens

Använd konsekvent teckensnitt och storlekar på alla bilder. Den här går tillbaka till att använda en mall. Om du valt en professionell presentationsmall, skulle designern ha tagit hand om denna aspekt. Hålla fast vid det!

Matcha färger. Det är här så många presentationer misslyckas. Du kanske har valt en snygg mall och hållit dig till designerns färgprofil, då förstör du allt med fula Excel-diagram .

Ta dig tid att matcha dina bilder till din presentationsdesign.

Text och bakgrundsfärger

Ett dåligt val av färger kan förstöra din presentation.

3. Använd Kontrast

Svart text på vit bakgrund kommer alltid att vara det bästa, men också det tråkigaste valet . Du får använda färger! Men använd dem ansvarsfullt.

Håll det lätt för ögonen och ha alltid god kontrast i åtanke. Om du är färgutmanad, använd ett av de många onlineverktygen för att välja en snygg färgpalett. Eller använd bara en mall och håll fast vid dess standardfärger.

PowerPoint-tips: Använd PowerPoints designmeny för att snabbt ändra teckensnitt och färgpalett för hela presentationen med förinställda designlayouter.

4. Applicera Brilliance

Använd färg försiktigt för att framhäva ditt budskap! Färger är dina vänner. De kan få siffror att sticka ut eller att ditt Take Home Message poppar upp.

Försvaga inte färgeffekten genom att använda för många färger i för många fall . Specialeffekten fungerar bara om den används knappt. Försök att begränsa popfärgerna till en per bild.

Gör ett lysande val: matcha färger för design och bra kontrast för att framhäva ditt budskap . Använd en professionell färgpalett för att hitta vilken färg som passar bäst med ditt tema. Använd färgteorins 10 bud som visas nedan för att lära dig mer om färger:

Bildkredit: DesignMantic

Text på PowerPoint-bilder

5. PUSS

K EEP I t S traight och S genomfö. Det betyder...

• Nyckelord endast på dina bilder.
• Absolut inga hela meningar!
• Och läs aldrig dina bilder , prata fritt.

Kom ihåg att dina bilder bara är till för att stödja, inte för att ersätta ditt tal! Du vill berätta en historia, visualisera dina data och visa nyckelpunkter. Om du läser dina bilder riskerar du att förlora din publiks respekt och uppmärksamhet.

PowerPoint-tips: Rädd att du ska tappa dina tankar? Lägg till anteckningar till dina bilder. Gå till Visa och under Visa klicka på Anteckningar för att få dem att dyka upp under dina bilder medan du redigerar. När du startar din presentation, använd PowerPoints presentationsläge (gå till Bildspel och under Bildskärmar , markera Använd presentationsvy ), så att du kan titta på dina anteckningar när det behövs.

6. Ta hemmeddelande

Sammanfatta alltid din nyckelpunkt i ett Take Home Message. Fråga dig själv, om din publik lärde sig eller kom ihåg en enda sak från din presentation, vad skulle du vilja att det skulle vara? Det är ditt Ta hem-meddelande.

Take Home Message är ditt nyckelbudskap, en sammanfattning av din data eller berättelse. Om du håller en timslång presentation kan du ha flera Take Home Messages. Det är ok. Se bara till att det du tycker är nyckeln verkligen betyder något för din publik.

Gör ditt hemmeddelande minnesvärt. Det är ditt ansvar att din publik tar hem något värdefullt. Hjälp dem att "få det" genom att få ditt Take Home-meddelande att sticka ut, antingen visuellt eller genom hur du ramar in det verbalt.

Presentation Visuals

Bilder är nyckelelement i varje presentation. Din publik har öron och ögon, de vill se vad du pratar om och en bra visuell signal hjälper dem att förstå ditt budskap mycket bättre.

7. Lägg till bilder

Ha fler bilder i dina bilder än text. Visuals är dina vänner. De kan illustrera dina poänger och stödja ditt budskap.

Men använd inte bilder för att dekorera! Det är en dålig användning av grafik eftersom det bara är en distraktion.

Bilder kan förstärka eller komplettera ditt budskap. Så använd bilder för att visualisera eller förklara din berättelse.

Använd en tillräcklig bildupplösning. Dina bilder kan se bra ut på skrivbordet, men när de väl blåses upp av en projektor kommer lågupplösta bilder att få din presentation att se allt annat än professionell ut. Så välj en upplösning som matchar projektorns upplösning. Om du är osäker, gå inte under en upplösning på 1024 x 768 pixlar (XGA) och sikta på 1920 x 1080 pixlar (FullHD).

Behåll alltid bildens bildförhållande. Ingenting ser mer besvärligt ut än en förvrängd bild. Vad du än gör, sträck inte bilder. Om du måste ändra storlek på dem, gör det med bildförhållandet intakt, även om det innebär att du sjunker något över eller under din målupplösning.

PowerPoint-tips: Behöver du en bild, men har du inte en till hands? PowerPoint är kopplat till Bings bibliotek med onlinebilder som du kan använda för dina presentationer. Gå till Infoga och under Bilder välj Onlinebilder . Du kan bläddra efter kategori eller söka i biblioteket. Se till att sätta en bock för endast Creative Commons , så att du inte av misstag bryter mot upphovsrätten.

Obs: Ja, en bild säger mer än tusen ord. Med andra ord, om du inte har tid för tusen ord, använd en bild!

PowerPoint-animationer och media

I animationer är det en hårfin linje mellan ett komiskt och ett professionellt intryck. Men animationer kan vara kraftfulla verktyg för att visualisera och förklara komplicerade saker. En bra animation kan inte bara förbättra förståelsen, den kan också få budskapet att fastna hos din publik.

8. Var inte dum

Använd sparsamt animationer och media. Du bör bara använda dem i ett av två fall:

• För att uppmärksamma till exempel ditt Take Home Message.
• För att förtydliga en modell eller betona en effekt.

Bädda in media i din presentation och se till att det fungerar i presentationsläge. Genom att testa din presentation hemma sparar du tid och undviker pinsamhet.

Rikta in ditt presentationsinnehåll

Ditt mål, dvs din publik, definierar innehållet i din presentation. Du kan till exempel inte lära skolbarn om ekonomins komplicerade frågor, men du kanske kan förklara för dem vad ekonomin är i första hand och varför den är viktig.

9. Ha din målgrupp i åtanke

När du sammanställer din PowerPoint-presentation, ställ dig själv dessa frågor:

• Vad vet min publik?
• Vad behöver jag berätta för dem?
• Vad förväntar de sig?
• Vad kommer att vara intressant för dem?
• Vad kan jag lära dem?
• Vad kommer att hålla dem fokuserade?

Svara på dessa frågor och koka ner dina bilder till det allra väsentligaste. I ditt föredrag, beskriv det väsentliga färgrikt och använd dina vapen, dvs text, bilder och animationer klokt (se ovan).

Obs: Om du misslyckas med att nå målet spelar det ingen roll hur genialisk din design är eller hur briljant du valde färger och nyckelord. Ingenting är viktigare än din publiks uppmärksamhet.

10. Öva din presentation som ett proffs

Ett välpraktiserat och entusiastisk föredrag hjälper dig att övertyga din publik och behålla deras uppmärksamhet. Här är några nyckelpunkter som definierar ett bra samtal:

• Känn dina bilder ut och in.
• Tala fritt.
• Tala med tillförsikt, högt och tydligt.
• Tala i en jämn takt, bättre för långsamt än för snabbt.
• Håll ögonkontakt med din publik.

Bonus: Implementera 10/20/30-regeln

Den 10/20/30 regeln är ett koncept fram av Guy Kawasaki:

Det är ganska enkelt: en PowerPoint-presentation ska ha tio bilder, inte vara mer än tjugo minuter och inte innehålla ett teckensnitt som är mindre än trettio punkter.

Ett liknande koncept är PechaKucha , ett berättande format begränsat till 20 bilder och 20 sekunder per bild, alltså mindre än sju minuter för att avsluta presentationen.

Nu finns det en utmaning! Att berätta din historia kortfattat kan hjälpa dig att komma igenom till några av de mest upptagna och mest distraherade människorna på planeten.

Ett sista PowerPoint-presentationstips

Jag har visat dig hur du tänker igenom hela din presentation, från att välja design till att tala till din publik. Här är ett tanketrick: försök aldrig att tolka blicken på dina lyssnares ansikten. Chansen är stor att du har fel. Anta bara att de är fokuserade och gör anteckningar.

Du har gjort ditt bästa för att skapa en professionell PowerPoint-presentation som hjälper din publik att fokusera på innehållet och lära dig nya saker. Blicken på deras ansikten är inte tvivel eller förvirring. Det är fokus! Tja, d'oh! Uppenbarligen är du experten, och de är lärarna. Om du kan komma in i detta tänkesätt kan du slappna av och prestera på ditt bästa.

Nu när du har läst klart 10 PowerPoint-tips för att förbereda en professionell presentation, inbjuder vi dig att utforska kategorin Ansökningar ytterligare. Där hittar du fler intressanta artiklar som kommer att utöka dina kunskaper och hålla dig informerad. Sluta inte läsa och upptäcka mer!