När e-postmeddelandet kommer tillbaka eller adressen inte finns, orsaker och lösningar

Lär dig identifiera och lösa problem med e-postmeddelanden som inte levereras, från stavfel och domänverifiering till felkoder och säkerhetsfilter.

Att få ett omedelbart felmeddelande efter att ha skickat ett e-postmeddelande är ett tydligt tekniskt tecken på att kommunikationen har avbrutits. Dessa aviseringar, kända som "Non-Delivery Report" (NDR) eller skickade av "Mailer Daemon", ska inte ignoreras eller raderas hastigt. Att förstå varför ett meddelande kommer tillbaka är avgörande för att rätta till problemet, återfå en viktig kontakt eller undvika att hamna på svartlistor hos leverantörer för att ha skickat för mycket e-post till icke-existerande mottagare.

Orsakerna varierar från ett enkelt skrivfel till strukturella problem med den mottagande servern. Att analysera felkoden och använda verifieringsmetoder, både manuella och automatiska, gör att man kan hålla sin kontaktlista ren och säkerställa att framtida kommunikationer når fram.

Differenser mellan Hard Bounce och Soft Bounce

E-postservrar klassificerar avvisade meddelanden i två huvudkategorier, som avgör om det är värt att försöka skicka igen eller om det är bäst att ge upp direkt.

En Hard Bounce innebär ett permanent misslyckande. Adressen existerar inte, har stängts av eller så är domännamnet felstavat (till exempel libero.it skrivet som libero.com). I detta scenario är det skadligt att insistera på att skicka: leverantörer som Google och Microsoft övervakar hur många fel en avsändare genererar och kan straffa e-postlådans rykte, vilket kan göra att även legitima e-postmeddelanden hamnar i skräppost.

En Soft Bounce signalerar ett tillfälligt hinder. Adressen är korrekt, men meddelandet kan inte levereras just nu. Vanliga orsaker är en överfull postlåda (vanligt i företags-e-post med begränsade kvoter), en tillfälligt offline-server eller en för tung bilaga. Servrarna försöker vanligtvis automatiskt att leverera meddelandet under en begränsad tid, vanligtvis mellan 24 och 72 timmar, innan de ger upp.

Koder att läsa

Returmeddelandet innehåller nästan alltid en tre-siffrig SMTP-kod. Här är de mest relevanta för diagnostik:

• Kod 550 (User Unknown): Det vanligaste felet. Det betyder att användaren inte existerar på den servern. Detta kan bero på ett skrivfel eller ett företagsekonto som stängts efter en uppsägning.
• Kod 552 (Mailbox Full): Mottagarens postlåda är full. Det är meningslöst att skicka igen förrän användaren frigör utrymme.
• Kod 554 (Transaction Failed): Ett generellt fel som ofta är relaterat till säkerhet. Meddelandet kan ha blockerats av ett aggressivt skräppostfilter eller så kan avsändarens IP-adress vara på en svartlista.

Kontrollera stavningen av e-postadressen

Det verkar banalt, men det vanligaste misstaget som görs är att felstavning av adressen. Det finns två typer av skrivfel, en som rör användarnamnet, dvs. delen till vänster om @, och en som rör e-postdomänen, dvs. delen till höger om @.

Om man gör fel på användarnamnet, beroende på e-posttjänsten, kan det hända två saker: antingen händer ingenting, eller så får man ett svar som meddelar att användarnamnet inte finns i den domänen. Om domänen inte finns kan man få ett "DNS-fel: domännamn hittades inte", ofta skrivet på engelska.

Genom att korrekt skriva e-postadressen undviker vi att göra dumma misstag och oroar oss i onödan.

Kontrollera om en e-postadress existerar

Finns e-postadressen dit vi ska skicka meddelandet på riktigt eller är den påhittad? För att göra denna kontroll kan vi använda online-tjänster avsedda för ändamålet, för att undvika att slösa tid på falska e-postmeddelanden eller spam-fällor som delats av misstag eller med avsikt.

Manuell metod: verifiera domänen med nslookup

Innan man skyller på den specifika adressen (delen före @), är det viktigt att förstå om själva domänen (delen efter @) kan ta emot post. Om domänen har gått ut eller är felkonfigurerad, kommer inga e-postmeddelanden någonsin fram, oavsett användarnamnet.

För denna tekniska analys kan vi följa den angivna rutten.

Till systemadministrationsverktygen genom att använda kommandot nslookup, som är integrerat i Windows och macOS. Detta kommando frågar DNS-servrar för att söka efter MX-poster (Mail Exchange), det vill säga de "brevbärarna" som är auktoriserade att ta emot e-post för den domänen.

Hur exekvera kommandot på Windows

1. Tryck på Start, skriv cmd och tryck på Enter för att öppna Kommandoprompt.
2. Skriv följande kommando och ersätt "domän.com" med den domän du vill kontrollera:
   nslookup -type=mx domän.com (eller -q=mx i vissa versioner).
3. Tryck på Enter.

Om resultatet visar en lista över servrar under "MX preference" eller "mail exchanger", betyder det att domänen är aktiv och redo att ta emot post. Om det istället dyker upp ett felmeddelande som "Non-existent domain" eller om listan över MX-poster är tom, ligger problemet i domänen själv: det är meningslöst att försöka skicka e-post till någon med den förlängningen.

Notera: Denna metod bekräftar endast att företaget eller tjänsteleverantören är aktiva, den garanterar inte att den specifika användaren "mario.rossi" existerar.

Online-verktyg för att verifiera existensen av e-post

Om domänen är aktiv (bekräftad med föregående metod), måste du ta reda på om den specifika användaren existerar. Istället för att skicka ett "testmejl" som kan komma tillbaka, är det bättre att använda tjänster som simulerar en anslutning till servern utan att fullfölja den.

Hunter.io Email Verifier
En branschstandard för affärsvärlden, Hunter gör det möjligt att verifiera professionella adresser med hög precision. Den erbjuder ett begränsat antal gratis sökningar per dag, tillräckligt för sporadisk användning. Den är mycket pålitlig när det kommer till att särskilja giltiga adresser från ogiltiga och ger en förtroendepoäng.

Mio-IP.it
En grundläggande tjänst som ger ett omedelbart visuellt svar. Den är användbar för en snabb kontroll när du har tveksamheter om en specifik privatadress. Om resultatet är "Unknown", betyder det att mottagarens server är inställd för att inte avslöja information om närvaron av användare, en vanlig integritetsåtgärd.

Email Hippo (Core tools)
Ett mer tekniskt verktyg som också analyserar syntaxen och kontrollerar om adressen är en "Role Address" (som info@ eller support@). Dessa generiska adresser hanteras ofta av grupper av personer och har andra filtreringsregler än personliga mejl.

Postlådan är full

Detta händer när personen du skickar e-post till inte har lämnat tillräckligt med utrymme på sin e-postserver. Det typiska meddelandet som skickas tillbaka är "Mailbox quota exceeded" eller "Mailbox is full", vilket på svenska betyder "postlådan är full" eller "gränsen har överskridits".

Skylden för detta problem ligger ofta hos innehavaren av den e-postadressen, som antingen har bytt e-postadress och den som du skriver till inte längre kontrolleras, eller använder en gammal tjänst med begränsat lagringsutrymme. Med tanke på att Gmail, Yahoo mail och Hotmail har obegränsat med utrymme för att ta emot e-post, skulle jag säga att denna person inte hänger med i tiden. Ofta är det dock också den som skickar mejlet som bär ansvar, eftersom de kanske tror att de kan dela semesterbilder genom att skicka dem via e-post.

Skicka tunga bilagor utan att meddela (som en grupp bilder) var oartigt redan på 56K-modemens tid, och det är det inte heller nu när man använder telefoner för att läsa mejl. Om vi har stora bilagor att skicka rekommenderar vi att använda en av de Sajter för att skicka stora filer som bilagor via e-post från 2 till 30 GB.

Avsändarens IP är på en antispam svartlista

Detta problem kan inträffa om din dator har blivit infekterad av ett virus och har skickat ut, av sig själv, e-postmeddelanden fulla med reklam till hela adressboken. Vissa e-postservrar som Gmail kan blockera IP-adressen för din internetanslutning, vilket hindrar den från att skicka mejl till gmail.com-adresser.

För att lösa detta problem kan du byta skickplats, använda en annan dator eller mobil, eventuellt med hjälp av ett externt nätverk.

En LTE-anslutning eller en annan fast nätverksanslutning. Om vi misstänker att blockeringen kan ha orsakats av ett virus som fortfarande är aktivt på datorn, rekommenderar vi att läsa vår guide Hur man tar bort skadlig programvara och virus från den infekterade datorn.

Meddelandet når inte fram och inget felmeddelande skickas

I andra fall är det säkerhetsåtgärderna hos företags e-postservrar som automatiskt blockerar vissa typer av meddelanden, även om de kan vara "ofarliga", baserat på ord som finns i dem. Dessa är antispamregler som införs av e-postleverantören, vilka kan filtrera bort förolämpningar, sexuella termer, telefonnummer eller kreditkortsnummer, bilder eller andra texter.

Om e-posten är viktig kan man begära läskvitto för att veta om meddelandet har lästs eller inte. Om allt ser normalt och korrekt ut och det fortfarande inte är möjligt att skicka ett e-postmeddelande till någon, återstår endast att kontakta en administratör för e-postservern om man befinner sig på företaget eller kontakta internetleverantören om man använder den adress som tillhandahålls av dem.

Andra problem

• Varför går e-posten till skräppost även om adressen är rätt? Det beror ofta på innehållet (överdriven användning av versaler, misstänkta länkar) eller på avsendarens IP-adress rykte, inte på existensen av mottagaren.
• Vad är Greylisting? Det är en antispam-försvarsteknik. Den mottagande servern avvisar temporärt meddelandet och ber att försöka igen senare. Legitimt server försöker automatiskt igen efter några minuter, så meddelandet kommer att ankomma, men med lite försening.
• Blockerar Gmail nya domäner? Domäner som registrerats för mindre än en månad sedan är under särskild övervakning. Att skicka stora volymer e-post från en nyregistrerad webbplats leder nästan alltid till blockering eller att det hamnar i skräppost.
• Kan jag ta reda på identiteten bakom en e-postadress? Tjänster för "Reverse Lookup" blir allt mindre effektiva på grund av sekretesslagar (GDPR). Ofta är det enda sättet att ta reda på vem som döljer sig bakom en adress att söka den e-posten på Google eller på sociala medier.

Om problemet uppstår när vi använder en gammal e-postadress är rådet att överge begränsade e-posttjänster och tjänster från italienska företag och istället använda någon av Gmail, Hotmail eller Yahoo! Mail, som är funktionella, går aldrig offline, har mycket sällan driftstopp (eller väldigt sällan), har inga begränsningar och är mycket snabba när det kommer till att skicka och ta emot meddelanden.

Om vi istället byter e-postadress kan man inte förvänta sig att kontakterna uppdaterar sin adressbok manuellt, det är bättre att använda automatisk vidarebefordran och ta emot e-posten som anländer till den gamla adressen på den nya och gradvis vänja andra vid att skicka meddelanden till det nya kontot.

Begränsningen av "Catch-all" och säkerhetsfilter

Verifieringen är inte idiotsäker på grund av "Catch-all" konfigurationen (accepterar allt). Många företag ställer in sina servrar för att acceptera alla e-postmeddelanden som är adresserade till deras domän, för att sedan sortera dem internt eller kassera dem utan att informera avsändaren. I dessa fall ger verifieringsverktygen ett positivt resultat (e-posten verkar giltig), men meddelandet kan aldrig läsas av någon.

Vidare har moderna protokoll som SPF, DKIM och DMARC förändrat spelets regler. Om en e-post kommer tillbaka med fel relaterat till "Policy Violation" eller "Authentication", är problemet inte mottagaren, utan avsändarens konfiguration. Den som skickar från ägda domäner måste säkerställa att de korrekt har autentiserat sin domän, annars kommer Gmail och Outlook att avvisa meddelandena oavsett existensen av mottagarens adress.

Nu när du har läst klart När e-postmeddelandet kommer tillbaka eller adressen inte finns, orsaker och lösningar, inbjuder vi dig att utforska kategorin Ansökningar ytterligare. Där hittar du fler intressanta artiklar som kommer att utöka dina kunskaper och hålla dig informerad. Sluta inte läsa och upptäcka mer!