Infoga signaturen på ett digitalt dokument på PC och smartphone

Digital signatur förenklar dokumenthantering och eliminerar behovet av utskrift och scanning, vilket sparar tid och minskar miljöpåverkan med juridisk giltighet enligt eIDAS-förordningen.

I det dagliga livet stöter vi ofta på situationer där vi behöver ingå telefonavtal, bankkonton eller skicka uppsägningsformulär, undertecknade CV:n, officiella brev och olika typer av kommunikation.

Tills nu har vi behövt skriva ut det som ska undertecknas, fästa vår signatur med en permanent penna och sedan scanna dokumentet för att skicka det via fax (vilket även kan göras gratis från datorn); det är onekligen en tidskrävande process.

DIGITAL SIGNATUR förenklar hanteringen av dokument genom att eliminera behovet av att skriva ut eller scanna. Förutom att spara tid minskar det även miljöpåverkan. I många fall har en elektronisk signatur juridisk giltighet, speciellt om den följer eIDAS-förordningen i Europa. Det finns dock skillnader: en ritad signatur är tillräcklig för informella användningar, medan en avancerad digital signatur, baserad på certifikat, krävs för officiella dokument.

LÄS ÄVEN: Signera PDF och dokument på PC, Android, iPhone, iPad och Mac med Adobe Reader DC.

NOTERA: Den signatur som nämns här är elektronisk inte digital. En digital signatur måste vara säker och verifierad med en krypteringsnyckel och det kommer vi att diskutera senare. Den elektroniska signaturen kan vara enkel eller verifierad, men det viktiga är att identiteten på den som skriver den kan fastställas. Om vi till exempel måste signera ett avtal eller dokument för att skicka till vår revisor eller advokat, kan vi sätta en elektronisk signatur och sedan ringa personen för att informera dem, vilket ger muntlig bekräftelse på signaturens äkthet. Många företag accepterar idag dokument som skickas via e-post istället för att tvångsmässigt kräva att de skickas via fax. Vid tvist är det domaren som fastställer dess verifierbarhet. Den enkla elektroniska signaturen är ändå tillräcklig och perfekt för att signera dokument och medlemsblad där ingen digital identifieringsprocedur krävs.

Signera dokument från onlinetjänster

Webbtjänster är idealiska för den som söker snabba lösningar utan installationer. Här är de mest pålitliga alternativen:

• DigiSigner: Gör det möjligt att ladda upp PDF eller Word, rita en signatur med musen eller ladda upp en bild. Den kostnadsfria versionen erbjuder tre signaturer per månad, perfekt för sporadisk användning. Ingen registrering krävs, men den saknar avancerade funktioner som spårning.
• PDF24 Tools: Erbjuder obegränsade signaturer utan kostnad, med verktyg för att redigera eller slå samman PDF-filer. Gränssnittet är rent, och filer tas bort efter användning för att säkerställa integritet.
• SignNow: Perfekt för komplexa arbetsflöden, stöder anpassade fält och flera undertecknare. Använder AES-256 kryptering, men den kostnadsfria planen är begränsad till en signatur per månad.
• SignRequest: Enkel och gratis, möjliggör flera signaturer på ett dokument, användbart för petition. SSL-säkerheten med 256 bitar är en styrka, men avancerade funktioner kräver prenumeration.
• DottedSign: Erbjuder obegränsade signaturer i den kostnadsfria versionen, med realtidsspårning. Den är mångsidig för PC och mobil, men vissa alternativ, som avancerad autentisering, är betalbara.
• JetSign: Mindre känd, erbjuder insamling av signaturer via offentliga länkar, perfekt för massformulär. Den kostnadsfria versionen är komplett, men den saknar integration med molntjänster som Google Drive.

En observation: många tjänster trycker på för att få användare att teckna abonnemang för att låsa upp avancerade funktioner, något som kan frustrera de som söker helt gratis lösningar. PDF24 Tools och JetSign står ut för sin generositet.

Stationära program

För att arbeta offline erbjuder följande program robusta lösningar:

• Adobe Acrobat Reader: Gör det möjligt att signera PDF genom att rita eller ladda upp en bild, med möjlighet att spara signaturen. Stöder inte Word natively, men konverteringen till PDF är enkel.

PDFgear: Gratis och utan dolda kostnader, låter dig signera PDF-filer med ritade, skrivna eller importerade signaturer. Den är lätt och stödjer grundläggande redigeringar.

• LibreOffice: Idealisk för att signera Word-dokument eller andra format med verktyget “Frihandskurva” eller genom att infoga en bild. Den är helt gratis och mångsidig.

LibreOffice är det bästa valet för dem som arbetar med olika format, medan PDFgear utmärker sig genom sin enkelhet för PDF-filer. Dock förblir Adobe Acrobat Reader det mest kända, även om vissa avancerade funktioner vägleder mot den betalda versionen.

Firmar Dokument från Smartphone

Appar för smartphones möjliggör en omedelbar digital signatur. Här är de främsta alternativen:

• iLovePDF: Tillgänglig för Android och iOS, låter dig rita eller skriva signaturer, med end-to-end kryptering. Filer tas bort efter två timmar, enligt ett inlägg på X. Vissa avancerade funktioner kräver ett abonnemang.
• Filer (iOS): Förinstallerad på iPhone och iPad, gör det möjligt att signera PDF-filer med fingret eller Apple Pencil. Signaturen sparas för framtida bruk, vilket gör processen smidig.
• PDFgear: För Android, erbjuder en tydlig gränssnitt för ritade eller importerade signaturer, utan dolda kostnader.
• Dropbox Sign: Tidigare HelloSign, tillåter tre signaturer per månad gratis, med integrationer för Google Drive och Dropbox. Den är idealisk för de som redan använder dessa tjänster, men gränsen för signaturer kan vara begränsande.

Inbyggda appar som Filer är bekväma för Apple-användare, men iLovePDF och PDFgear erbjuder mer flexibilitet på båda plattformar. En anmärkning: Dropbox Sign kan leda till en betaluppgradering, vilket är något att överväga för de som ofta signerar.

Digital Signatur med Rättsligt Värde

För officiella dokument, som kontrakt eller handlingar för offentlig förvaltning, krävs en avancerad digital signatur. I Sverige är de främsta alternativen:

• CieSign: Använder det elektroniska ID-kortet (CIE) med en NFC-läsare och PIN-kod för signaturer som följer eIDAS. Den är säker, men kräver en fysisk enhet.
• InfoCert: Erbjuder fjärrsignaturer med OTP-autentisering. Kostnaden (cirka 45 euro för tre år) kan vara ett hinder för sporadisk användning.

Båda garanterar rättslig giltighet, men CieSign är mer tillgänglig för den som redan har en CIE. För internationella dokument stöder SignNow och DottedSign normer som ESIGN och UETA, tillräckligt i många sammanhang.

För snabba signaturer är DigiSigner, SignRequest eller JetSign idealiska. För juridiska dokument erbjuder CieSign eller InfoCert säkerställd efterlevnad. LibreOffice är överlägsen för flera format, medan PDFgear är en kompromiss mellan gratis och funktionalitet. Valet beror på specifika behov, med öga för innovationer som kommer att förenkla processen de kommande åren.

Hur man Skapar en Digital Signatur

Att skapa en digital signatur är en enkel process. Med verktyg som DigiSigner eller PDF24 Tools, kan du rita signaturen med musen eller ladda upp en bild i PNG-format, helst frilagd med en redigerare som GIMP för ett professionellt resultat. På grafiska surfplattor tillåter Adobe Acrobat Reader exakta signaturer. På smartphones är det intuitivt att rita med fingret, men kvaliteten beror på precisionen. Att spara signaturen för framtida användning är ett knep som snabbare gör arbetsprocessen.

För att signera elektroniska dokument behöver vi använda pekskärmen på vår smartphone eller surfplatta och försöka vara så precisa som möjligt. På PC och Mac bör vi i möjligaste mån undvika att använda musen, utan istället förlita oss på en grafisk tablet med penna för att signera.

Signerande av dokument i PDF- eller Microsoft Word-format.

För detta ändamål har vi skrivit en guide om hur man använder en ritplatta för att signera dokument och PDF:er.

Vad gäller program för att signera dokument, rekommenderar vi att du fortsätter läsa vår guide Hur man fyller i PDF-formulär utan att skriva ut dem.

Om vi behöver en erkänd och certifierad digital identitet, rekommenderar vi att du läser vår artikel om Hur man aktiverar SPID.

Nu när du har läst klart Infoga signaturen på ett digitalt dokument på PC och smartphone, inbjuder vi dig att utforska kategorin Ansökningar ytterligare. Där hittar du fler intressanta artiklar som kommer att utöka dina kunskaper och hålla dig informerad. Sluta inte läsa och upptäcka mer!