Hur man skapar automatiska filter i Gmail eller Outlook

E-postfilterguide för att skapa automatiska regler och organisera e-postmeddelanden baserat på vissa villkor (på Gmail och Outlook)

Filter, en av de mest användbara funktionerna i alla e-posttjänster eller program med självrespekt, låter dig automatiskt dela upp meddelanden som tas emot via e-post i kategorierför att hålla vår post organiserad och omedelbart bara läsa de meddelanden som intresserar oss utan att ha alla e-postmeddelanden listade i samma mycket långa och förvirrande lista.

Till exempel kan du lägga jobbmail i en del, vänners e-post i en annan, aviseringar i sociala medier i en tredje och meddelanden i ytterligare en annan. nyheter från Tekniskaknep.net som prioritet och att läsas omedelbart.
Alla de viktigaste e-posttjänsterna har filter för att sortera post, här pratar vi om de två mest använda,Gmail och Outlook (webb och program).

LÄS ÄVEN -> Se äldre e-postmeddelanden i Gmail och större bilagor

1) Skapa filter i Gmail

På Gmail kan vi använda etiketter att sortera mottagna e-postmeddelanden i flera separata sektioner. För att ställa in etiketter i Gmail, öppna bara Gmail webbsidasidklicka på +-ikonen bredvid objektet Etiketter och välj etikettens namn.

Efter att ha skapat rätt etikett, tryck på sökfältet högst upp, sök efter en avsändare, en mottagare eller innehållet i valfri typ av e-post, tryck på inställningsikonen längst upp till höger i fältet och klicka sedan på Skapa filter.

På den nya skärmen kan vi anpassa skapandet av filtren men bara efter att ha tilldelats rätt etikett; för att fortsätta trycker vi på Applicera etikett och välj den vi just skapat. Vi kan anpassa resten av filtren efter våra behov:

• Vi kan tillämpa filter på arbetsmail, INPS-e-post eller i allmänhet på viktiga e-postmeddelanden Markera alltid som viktigt, Lägg till Stars Och Använd även filtret på matchande konversationer.
• E-post från Bank eller Poste Italiane bör tilldelas filtret Skicka aldrig in skräppost, Markera alltid som viktigt Och Använd även filtret på matchande konversationer.
• Vi kan omedelbart radera e-postmeddelanden från avsändare som skickar för många nyhetsbrev eller upprepade meddelanden genom att aktivera filtren markera som läst, Markera aldrig som viktigt Och Använd även filtret på matchande konversationer.
• För skräppostmeddelanden eller e-postmeddelanden som vi inte vill läsa kan vi aktivera filtren Radera, markera som läst Och Använd även filtret på matchande konversationer.

För att lära dig mer kan vi läsa guiderna till Förinställda automatiska filter från Gmail för att skilja saker som kampanjer, forumuppdateringar och nyhetsbrev från huvudinkorgen.

Fortfarande när det gäller Gmail-filter kan vi läsa följande guider:

På så sätt får du full kontroll över din Google-e-postkorg.

2) Skapa filter i Outlook.com

På hemsidan för Outlook.com vi kan skapa båda etiketterna (kallas i det här fallet Kategorier) och filtren (kallas istället Regler).

För att skapa etiketter, markera e-postmeddelandet som ska filtreras och tryck på knappen längst upp Kategorier (i form av en prislapp) och tilldela en av de färgade kategorierna som finns. För att anpassa kategorierna, tryck på Hantera kategorier och låt oss skapa nya, tilldela nya färger eller ändra namnen som är associerade med den.

Nu är vi redo att skapa effektiva filter på Outlook.com. För att fortsätta öppnar vi ett av de e-postmeddelanden vi vill använda som grund för filtret, trycker på de tre prickarna i meddelandets brödtext (inte i Outlooks huvudgränssnitt) och väljer Avancerade åtgärder -> Skapa regel.

Låt oss klicka på nu Fler alternativ för att utöka menyn för att skapa regler och anpassa filtret efter våra behov, tilldela ett eller flera villkor (meddelandetext, meddelandetyp, mottagare, avsändare eller nyckelord som finns i texten) och tilldela en eller flera åtgärder (inklusive Kategoriseranödvändigt för att tilldela etiketten som skapades just nu).

Fortfarande på samma skärm som vi kan trycka på Lägg till ytterligare ett villkor Och Lägg till ytterligare en åtgärd för att göra filtret mycket mer effektivt; om vi istället ville utesluta vilken typ av mejl vi trycker på Lägg till ett undantag.

För mer information kan vi läsa artikeln om hur man skapar e-postregler och filter i Microsoft Outlook.

3) Skapa filter i e-postklienter

För de mest populära e-postklienter som Microsoft Outlook, kan du skapa regler för organisationen av meddelanden, med utgångspunkt från en avsändare eller ett enstaka e-postmeddelande som ses i kapitlet och i länken som rekommenderas tidigare, för att kunna replikera de filter som redan setts i onlineversionen. Om vi ​​inte jobbar i näringslivet onlineversionen av Outlook är att föredraeftersom det är gratis för alla och synkroniseras effektivt med Mail-appen eller med nya Outlook sett på Windows 11.

Om vi ​​istället använder det som en e-postklient Thunderbird filtren aktiveras genom att trycka på menyknappen med tre rader, trycka uppåt Meddelandefilter. För ytterligare information inbjuder vi dig att läsa officiell guide finns på Mozillas webbplats.

Slutsatser

När Låt oss skapa ett filter för e-postmeddelanden och försöka alltid vara försiktiga: låt oss undvika att skapa inkonsekvenser och se till att e-postmeddelandena filtreras med en enda händelse, gemensam för flera meddelanden, till exempel en specifik e-postadress, ett nyckelord som finns i ämnet (till exempel företags e-postmeddelanden kan alltid ha samma domän eller samma intyg eller samma formel) eller använd ett ord som säkert används i de e-postmeddelanden som ska filtreras (till exempel Räkningen eller Räkningar).

För att lära dig mer kan vi läsa guiderna om hur Skapa e-postalias i Outlook, Gmail, Yahoo för att lägga till e-postadresser till ditt konto och igen bästa anti-spam-tjänsterna för att skydda företags e-post och webb.

Nu när du har läst klart Hur man skapar automatiska filter i Gmail eller Outlook, inbjuder vi dig att utforska kategorin Android ytterligare. Där hittar du fler intressanta artiklar som kommer att utöka dina kunskaper och hålla dig informerad. Sluta inte läsa och upptäcka mer!