De funktioner i Word som räddar dig timmar av arbete

Upptäck de kraftfulla funktionerna i Microsoft Word som sparar tid och förbättrar din produktivitet. Lär dig att använda stilar, navigeringsfönster och genvägar effektivt.

Oavsett vilken dator du använder för arbete, Windows eller Mac, är chansen stor att du använder Microsoft Word. Microsoft Word kan vid första anblicken verka som ett enkelt program, men det är enormt komplext, med dussintals funktioner som ibland är uppenbara, men oftast döljs de i olika menyalternativ. Handböckerna för Word är dock extremt tråkiga och börjar från grunden för att förklara funktioner som du förmodligen aldrig kommer att använda i livet.

För att vara så kortfattade som möjligt, låt oss här se på de mest användbara specialfunktionerna i Microsoft Word som det är värt att känna till och använda alltid, oavsett om du bara arbetar med det ibland eller använder det varje dag. Dessa funktioner är inte dolda som hemliga tricks, men de förklaras inte någonstans, såvida de inte har studerats i specifika manualer.

Sluta att färga titlar och använd Stilar

Det första misstaget som förstör dokument är att välja en titel och göra den fet eller förstora den manuellt. Att göra så är som att måla varje enskilt rum i ett hus med en liten pensel: det tar en oändlig tid, och om du bestämmer dig för att byta färg, måste du börja om från början. Stilar, som finns i fliken Hem, fungerar istället som en fjärrkontroll för all text.

Om du ger en titel stil Titulering 1, säger du till programmet att det är rubriken för ett kapitel. Den stora fördelen är att om du om en månad bestämmer att du inte längre gillar blått och vill ha allt i svart med Arial-teckensnitt, behöver du inte bläddra genom hundra sidor. Du behöver bara ändra stilen en enda gång så ändrar Word omedelbart varje enskild titel i dokumentet, på ett ögonblick.

Flytta kapitel som om de vore LEGO-bitar

När stilarna är inställda, låser du upp ett hemligt vapen: Navigeringsfönstret (det hittar du i fliken Visa). Det är en slags sidokarta som listar alla dina titlar. Istället för att klippa och klistra kan du helt enkelt klicka på en titel i rutan och dra den dit du vill. All text under den titeln flyttar sig tillsammans med den, som om det vore en LEGO-kloss, utan att lämna tomma utrymmen eller föräldralösa rader.

Tricket för att samla textstycken utan att bli galen

Föreställ dig att du måste sammanfatta genom att ta en mening från sidan 5, ett stycke från sidan 12 och en bild från sidan 30. Normalt skulle du göra en konstant fram och tillbaka, vilket gör att du tappar tråden. Det finns dock en nästan bortglömd funktion som kallas Spike.

Det fungerar som en osynlig hink: välj den första meningen och tryck på Ctrl+F3. Meningen försvinner och hamnar i hinken. Gör samma sak med andra textstycken på olika ställen i dokumentet. När du kommer till den punkt där du vill klistra in allt, tryck på Ctrl+Skift+F3 så tömmer Word hinken och klistrar in varje del i den exakta ordningen som du har samlat dem. För den som måste extrahera information från enorma dokument är detta kommandos väg för att inte tappa förståndet.

Se det osynliga för att undvika layoutfel

Många skriver i Word med ett rent och vitt blad, men det är ett misstag. Att aktivera Pi-greken (som ser ut som ett omvänt "P" i fliken Hem) är som att ta en röntgen av dokumentet. Plötsligt ser du punkter mellan orden, symboler i slutet av styckena och pilar där du har använt tab-tangenten.

Undvik att datum delas på mitten

Det är irriterande när ett datum eller ett sammansatt namn hamnar på gränsen mellan två rader, med dagen i slutet av sidan och året i början av nästa. Istället för att använda det vanliga mellanslaget, använd Enhetligt Mellanslag genom att trycka på Ctrl+Skift+Mellanslag. Denna kommand "klistrar" samman de två orden: Word kommer att behandla dem som om de vore ett enda ord och aldrig separera dem, utan att flytta dem tillsammans till nästa rad om det inte finns något utrymme.

Sidbrytning för att inte bli galen

Sluta trycka på Retur upprepade gånger för att gå till nästa sida. Det är det mest vanliga och skadliga misstaget. För att smidigt hoppa till nästa sida, använd kombinationen Ctrl+Retur. På detta sätt.

Skapa en osynlig vägg: vad ni än lägger till på föregående sida kommer aldrig att flytta början av nästa sida, som alltid kommer att vara perfekt justerad högst upp.

Skapa genvägar för långa ord

Om ni ofta skriver långa företagsnamn, komplicerade adresser eller repetitiva juridiska klausuler, finns det ingen anledning att skriva dem varje gång. Microsoft Word har ett automatiskt ersättningssystem som ni kan anpassa.

Gå till inställningarna för automatisk korrigering och skapa en egen förkortning. Till exempel kan ni säga till Word att varje gång ni skriver "indirzz" och trycker på mellanslag, ska det automatiskt ersättas med den fullständiga adressen till kontoret, inklusive postnummer och län. Det är ett enkelt sätt att skriva mycket snabbare utan att göra stavfel i de tråkigaste delarna av texten.

Snabba tips för ett perfekt dokument

För den som vill ha ett professionellt resultat utan att spendera timmar på att trixa, här är vad ni bör kontrollera innan ni stänger filen:

• Automatisk sparning: Gå till inställningarna och sänk tiden för automatisk sparning till en minut. Ni kommer att undvika att gråta om datorn plötsligt startar om.
• Automatisk innehållsförteckning: Om ni har använt stilar för rubriker skapas innehållsförteckningen automatiskt med två klick i fliken Referenser. Skriv aldrig den för hand.
• Dokumentjämförelse: Om ni har två versioner av samma fil och inte vet vad som har ändrats, använd funktionen Jämför i fliken Granskning. Den markerar skillnaderna som om det vore en korrekturläsare.
• Rensa data: Innan ni skickar en fil till en kund, använd Granska dokument för att ta bort era privata kommentarer och dolda informationer.
• Inbäddning av teckensnitt: Om ni använder ett särskilt teckensnitt, kom ihåg att bädda in det i sparalternativen. Annars, när någon öppnar filen, kommer de att se ett standardteckensnitt och hela er layout kommer att förstöras.

Om jag skulle ge er ett enda råd skulle det vara detta: sluta betrakta Word som ett enkelt digitalt papper. De flesta av oss använder det till 10% av sina kapacitet, och spenderar timmar på att göra saker som programmet skulle kunna göra på en sekund. Hemligheten är inte att känna till varje enskilt kommando, utan att lära sig använda stilar och sidbrytningar. När ni väl har vant er vid att inte trycka på Enter för att gå till nästa sida, kommer ni att märka att dokumentet äntligen slutar kämpa emot er och börjar samarbeta. Det är en liten tidsinvestering i början som räddar er från nervkriser i slutet av projektet.

Nu när du har läst klart De funktioner i Word som räddar dig timmar av arbete, inbjuder vi dig att utforska kategorin Windows ytterligare. Där hittar du fler intressanta artiklar som kommer att utöka dina kunskaper och hålla dig informerad. Sluta inte läsa och upptäcka mer!