Hur Microsoft Access fungerar och vad det är till för

Preliminär guide till Microsoft Access för att förstå hur databashantering fungerar, för vem och vad den är till för

Microsoft Access är ett av programmen i Microsoft Office-paketet, som främst används i företagsmiljön eftersom det är reserverat för databashantering.

Hemma, för studier eller för enkla jobb, används Excel ofta för listor och rudimentära databaser, men i de flesta fall kan vi omedelbart byta till Access och undvika röran som skapas av Excel (särskilt om vi måste "beräkna" något i cellerna ).

Omöjligt att förklara hur man använder Access i en artikel; mer eller mindre komplexa manualer har skrivits på detta program med oändliga möjligheter. Detta korta preliminära inlägg har endast till syfte att påpeka att med Access kan du också hantera borden på en restaurang, rummen på ett hotell eller till och med utgifterna för ditt företag, de fakturor som utfärdats eller tagits emot, böckerna på ett bibliotek, lista över CD-skivor och andra typer av data.
Att lära sig Access hemma kan vara ett tråkigt arbete i början, men jag kan försäkra dig om att förståelsen för Access kan leda till stora karriärmöjligheter (det är inte många som är bra på Access) och kan göra alla uppgifter du gör på din dator enklare.

LÄS ÄVEN -> Alternativ till Microsoft Access för att hantera databaser

1) Vad är Microsoft Access

Microsoft Access är en RDBMSdvs Relationellt databashanteringssystemen relationsdatabashanterare där data är länkad av beroenderelationer.

Inte idealiskt för stora databaser som kräver olika program men det är det enklaste av databasprogramvara. Den största skillnaden med Excel är att rådata ska läggas in i Access-tabeller och inte matematiska beräkningar som i Excel.

I Access måste du spara de strukturella ändringarna men uppgifterna sparas automatiskt när de matas in.

2) Databas för lös egendomsinventering

Den mest använda standardmallen för Microsoft Access är Tillgångslistautmärkt att använda i en butik, i ett logistik- och distributionscenter eller ifall vi ska sälja alla föremål som finns i ett hus.

Med den här modellen (tillgänglig genom att öppna Access) kan vi katalogisera alla produkter som är till salu, dela in dem i kategorier, ange status för fastigheten till salu, objektets plats, ägaren och inköpsdatum, för att behålla allt ordnat. Genom att trycka på sidan på navigeringsrutan kan vi flytta objekten mellan de olika kategorierna, medan för att lägga till en ny tillgång, tryck bara på toppen Ny bra.

Överst i listan kan vi samla in data via e-post, skicka listan via e-post, generera en rapport och använda fältet Filter för att välja hur de angivna uppgifterna ska filtreras.

3) Databas för kontaktlista

En annan giltig modell som vi kan använda på Access är Kontaktlistasom låter dig skapa en komplett kontaktlista för läkare, arkitekter, advokater, ingenjörer och alla som har en lista med nummer att spara i digitalt format.

Inuti databasen kan vi lägga till de enskilda posterna genom att trycka på Ny kontakt samt fylla i fälten med förnamn, efternamn, företag, befattning, kategori, e-postadress, arbetstelefon, hemtelefon, mobiltelefon och postnummer/postnummer.

Andra användbara nycklar låter dig lägga till kontakter i Outlook, skapa adressetiketter och visa/dölja fält. I den vänstra navigeringsrutan kan du få tabeller, frågor, formulär och rapporter, samt använda makron.

3) Databas för elevlista

En professor i mellanstadiet, gymnasiet eller högskolan kommer säkert att uppskatta att använda mallen Elevlistamycket lik adressboksmodellen men utformad för att hantera alla elever i klasserna eller i en kurs.

För att lägga till en ny elev till databasen, tryck på knappen Ny elev och fyll i alla fält som finns: namn, efternamn, e-postadress, telefon, företag och befattning.

Databaskunniga professorer kan också lägga till nya kolumner och lägga till betyg för varje kvartal, termin eller kvartal (beroende på typ av student) eller lägga till annan användbar information för studenthantering.

4) Databas för event management

En annan giltig standardmodell som vi kan använda för Access är Händelselistadesignad för dig som sköter många event under dagen (PR, social media manager) eller för dig som anordnar storskaliga event (bröllopsplanerare eller liknande).

Modellen i fråga är helt lik den man ser för lös egendom: med knappen Ny händelse kan vi infoga nya händelser i databasen, fylla i varje fält som krävs för händelsehantering (titel, starttid, sluttid, beskrivning, plats och eventuella bilagor).

Som ytterligare nycklar hittar vi Samla in data via e-post, E-postlista, Rapporter och det oundvikliga fältet för att filtrera resultaten.

5) Databas för uppgiftslista

Bland de mest intressanta modellerna vi hittar Uppgiftslistaväsentligt för brainstormingsgrupper, för dem som vill hålla reda på de aktiviteter som startas av en arbetsgrupp och för att ta reda på om de uppsatta tidsfristerna respekteras.

På denna databasmodell hittar vi nyckeln Ny aktivitet och för varje nytt inlägg kan vi fylla i fälten rubrik, prioritet, status, procent slutförd, uppdrag, startdatum, slutdatum, förfallodatum och beskrivning.

Även i detta fall är det möjligt att använda nycklarna Samla in data via e-post, E-postlista, Rapporter och sökfältet för att bättre hantera databasen.

6) Databas för försäljningspipeline

Den sista modellen vi vill visa dig är relaterad till försäljning pipelinedet vill säga en databas för att övervaka försäljningen av en produkt eller tjänst av en grupp professionella säljare.

Referensnyckeln för att skapa nya poster anropas Nya möjligheter och låter dig hantera försäljningsmöjligheter genom att fylla i fälten för kund, anställd, titel, kategori, interaktionsnivå, sista offertdatum, sannolikhet, prognostiserat intäkter och nedgångsprognos.

Slutsatser

Vad är viktigt att förstå om a Access databaser är hur programmet tänker: tabellerna är grunden för uppgifternamåste många tabeller skapas för varje typ av post som sedan kan aggregeras, filtreras med frågor och infogas från masker.

För att lära dig hur man använder Access som proffs kan vi också läsa specialiserade sajter som t.ex HTML.itdär vi kan hitta guider för att börja använda Access och skapa nya databaser.

Onlineguiden på italienska för Access förblir det alltid den som erbjuds av Microsofts webbplatssom erbjuder en mycket detaljerad allmän översikt och ett värdefullt hjälpmedel för alla som börjar använda Access för sina databaser.

Nu när du har läst klart Hur Microsoft Access fungerar och vad det är till för, inbjuder vi dig att utforska kategorin Android ytterligare. Där hittar du fler intressanta artiklar som kommer att utöka dina kunskaper och hålla dig informerad. Sluta inte läsa och upptäcka mer!