Organisera e-postmeddelanden

Alla sätt att organisera din inkorg när du får för många e-postmeddelanden, för att undvika skräppost och för att organisera din e-post

De som använder en dator eller smartphone i arbetet får många e-postmeddelanden varje dag och slösar bort mycket tid på att läsa och svara på dem. De flesta e-postmeddelanden som tas emot i inkorgen är oviktiga eller till och med spam, vanligtvis i form av värdelösa och irriterande annonser.

För att förhindra att läsning av e-postmeddelanden blir en stressig prövning visar vi dig i guiden nedan hur du organiserar din e-post om du får för många e-postmeddelandenför att ge rätt prioritet till viktiga e-postmeddelanden (som ska läsas omedelbart) till oviktiga e-postmeddelanden, helt blockera aviseringar för skräppostmeddelanden eller sekundära e-postmeddelanden (kanske för att läsas efter jobbet).

De bästa e-posttjänsterna att använda

Alla e-posttjänster är inte desamma: Gmail, Yahoo! Post Och Microsoft Outlook de är de bästa ur organisationssynpunkt, eftersom du kan använda deras filtreringssystem för att blockera skräppost eller för att automatiskt organisera din inkorg.

Om vi ​​ännu inte har någon av e-posttjänsterna som listas ovan är det bättre att konvertera omedelbart genom att läsa de tillhörande guiderna. Utöver webbsidorna kan vi även konfigurera posten på Outlook-klientbra för att hålla reda på alla e-postadresser när vi använder datorn.

Hur man organiserar posten

För att bli av med bördan av för många e-postmeddelanden måste du optimera din inkorg. Som nämnts flera gånger består skräppost inte nödvändigtvis av otillåten reklam; väldigt ofta är det nyhetsbrev skickas från webbplatser som du har registrerat dig på genom att ge ditt samtycke.

Om vi ​​använder Gmail, vi vet redan allt om Gmail-prioriterad e-post. Gmail markerar mer eller mindre intelligent mottagna meddelanden som anses viktiga med en uppdelning av inkorgen i flikar och kategorier, som uppdateringar, kampanjer och sociala nätverk.
Denna visningsstil kan också ändras till en kanske mer effektiv sådan, att ha de olästa meddelandena i huvudet, de som anses prioriterade omedelbart under och sedan de i de andra kategorierna som kan göras i inställningarna.

Ta bort onödiga nyhetsbrev

Om vi ​​får många nyhetsbrev i din inkorg måste du välja vilka av dem du verkligen vill ta emot och vilka du inte vill. Varje e-postmeddelande av den här typen, när du rullar ner det, har en länk, ofta skriven med ett litet och dolt teckensnitt, för att ta bort dig själv från e-postlistan och sluta ta emot dessa meddelanden.

Ibland är det en länk till knappen Säga upp (avsluta prenumerationen), ibland är det "Ta bort prenumeration"medan du i vissa fall måste skriva ett nytt meddelande och begära borttagning från e-postlistan. Efter att ha tryckt på Säga uppde mest seriösa webbplatserna automatiserar borttagningen medan andra tvingar användaren att logga in på sitt konto och ändra alternativen för e-postmeddelanden.

Gmail låter dig också avsluta prenumerationen utan att klicka på länkarna (ofta bluff), med den specifika funktionen som skapats för att avsluta prenumerationen på reklammejl utan att öppna dem (Säga upp, finns i titeln på det mottagna e-postmeddelandet eller i e-postalternativen). Problemet är så allvarligt att några har fötts tjänster för att automatiskt avsluta prenumerationen på nyhetsbrevsom Unroll.me som fungerar med mobila och PC-e-postklienter (Outlook och Thunderbird).

Bekämpar spam

För att bekämpa spam Yahoo, Google Mail och Outlook.com erbjuder utmärkta filter men för att öka detta skydd finns det några gratisprogram för att blockera skräppost. Efter att ha städat lite måste du organisera inkommande e-postmeddelanden genom att försöka samla dem.

Om vi ​​får för många meddelanden från Facebook vi kan justera E-postmeddelanden om Facebook-meddelandentar oss in i kontoinställningar -> aviseringar; På så sätt kan vi bara ta emot viktiga uppdateringar och sammanfattande e-postmeddelanden i stället för individuella e-postmeddelanden.

Ställ in filter för viktiga e-postmeddelanden och sekundära e-postmeddelanden

När det gäller organisationen av inkommande e-postmeddelanden i mappar är det möjligt i alla e-posttjänster skapa automatiska regler för att filtrera e-postmeddelanden. Att bli bra på att ställa in filtreringsregler gör att du kan sortera posten eller ge automatiska svar.

Till exempel, om du registrerade dig för Tekniskaknep.net nyhetsbrevkan du skapa ett filter för alla dagliga e-postmeddelanden med nya artiklar genom att välja att använda filter Ansök till kategori (Uppdateringar), Aldrig spam Och Applicera etikett (Tekniskaknep): och därför blir det lätt att gå och läsa om dem när du vill utan att få konstant meddelande.

För de viktigaste e-postmeddelandena är det bättre att ställa in ett specifikt filter på Gmail: välj e-postmeddelandet som du vill skapa filtret från, tryck på de tre prickarna högst upp, tryck på Filtrera meddelanden av denna typvi trycker på Skapa filtersedan ställer vi in ​​aktivera objekten Markera alltid som viktigt Och Använd kategori (Rektor). Med detta filter aktivt kommer alla viktiga meddelanden att visas högst upp och meddelandet kommer omedelbart, utan att ens behöva öppna appen eller klienten.

Gmail har ett utmärkt skräppostfilter för att filtrera e-postmeddelanden baserat på avsändarens adress och för att placera e-postmeddelanden från e-postlistor i kategorin kampanjer eller uppdateringar.
Du kan dock se till att meddelandet från en specifik adress automatiskt raderas med hjälp av filter.
Välj sedan e-postmeddelandet du inte längre vill ta emot, klicka på "Övrig"överst, välj"Filtrera meddelanden som detta". Från rutan, klicka på"Skapa filter med denna sökning"och välj sedan"radera".

Användningen av stjärnor är också bekväm.
Normalt, när du lägger till en stjärna bredvid meddelanden för att skilja dem från andra, används den gula stjärnan. I inställningarna kan du också välja att använda en uppsättning stjärnor med olika färger eller symboler för att bättre särskilja meddelandena. Den mest effektiva profilen är den 4-stjärniga och inte den där alla stjärnorna blir opraktiska. För att använda stjärnorna, klicka på stjärntecknet bredvid mejlet. och klicka på den flera gånger för att välja lämplig symbol.

Standardsvar

På Gmail kan vi också ställa in standardsvaren med förkonfigurerade mallar, viktiga för att snabbt svara på repetitiva meddelanden. Sändningen sker inte automatiskt, men på detta sätt tar det bara två klick för att skicka svaret, utan att behöva skriva om samma saker om och om igen. I kombination med filter går det även att ställa in automatiska svar för vissa sökord.

Ett annat bra plugin för Gmail är Boomerang som låter dig försena att skicka e-postmeddelanden och sedan skicka inlägg daterade meddelanden: Jag skriver det nu, jag skickar det om två timmar, för strategi eller personlig organisation. Boomerang är bara en av de mest användbara Gmail-plugins i webbläsaren Google Chrome.
Sedan, på Gmail, är knappen "skjut upp" mycket användbar för att skjuta upp läsningen av e-postmeddelanden.

Tillägg för Gmail

Vem använder Gmail har mycket tillgängligt tillägg och plugins som optimerar Gmail och städa i inkorgen. Till exempel, bland dessa, skulle jag vilja peka ut plugin Förenkla Gmailsom integreras med Gmail och automatiskt organiserar meddelanden genom att dela upp dem i olika kolumner.

Skrivbordsaviseringar för olästa meddelanden

Du kan få skrivbordsaviseringar varje gång du får ett nytt meddelande i Gmail som du skulle göra med en klient installerad på din dator.
I den inställningar, scrolla ner för att hitta alternativet för skrivbordsaviseringar och välj om du föredrar att få aviseringar endast för viktiga meddelanden eller för alla inkorgar. Från och med nu kommer varje nytt meddelande att visa en varning längst ner till höger.

Obs! Om du använder Chrome kan du också installera tillägget Checker Plus för Gmail att alltid veta hur många olästa meddelanden som finns på en ikon uppe till höger.

Slutsatser

Alla metoder som visas ovan är mycket användbara för att städa upp inkorgen, göra de nödvändiga skillnaderna mellan företags-e-post, arbets-e-post och sekundär e-post, för att läsas senare. Metoderna är också utmärkta för att exakt filtrera spam-e-postmeddelanden eller avsluta prenumerationen på nyhetsbrev som är för invasiva eller erbjuder falska rabatter och kuponger.

För att avsluta guiden rekommenderar vi även våra guider på ta emot datorvarningar för inkommande meddelanden med verktyg som EmailTray eller, ännu bättre, Pop Peeper som fungerar med alla e-postprogram eller tjänster.

I en annan guide har vi också rapporterat de bästa verktyg för att ta emot meddelanden om nya e-postmeddelanden på PC på skrivbordetså att du inte missar några nya meddelanden.

De som inte vill installera något kan också helt enkelt konfigureraWindows Mail-appentillgänglig gratis för Windows 11 och Windows 10.

Nu när du har läst klart Organisera e-postmeddelanden, inbjuder vi dig att utforska kategorin Android ytterligare. Där hittar du fler intressanta artiklar som kommer att utöka dina kunskaper och hålla dig informerad. Sluta inte läsa och upptäcka mer!