Guide till stilar, avsnitt och stycken i Word och dokumentförberedelse

Lär dig textformatering i Word, stilar, stycken och avsnitt för att styra visningen av vad du skriver utan att bli galen

Att arbeta och skriva med Word (eller motsvarande program som Writer från LibreOffice eller Google Docs) innebär att man måste ta itu med alla problem och svårigheter med textformatering.

Att skriva ett dokument på datorn är enkelt, men att formatera text eller ändra hur det ser ut, styckeindelning, sidbrytningar, marginaler etc kan bli frustrerande om du inte kan grunderna.

I följande guide kommer vi att visa dig hur förbättra utarbetande av dokument med Microsoft Word och begränsa fel så mycket som möjligt och utan att bli galen lära sig hur textformatering fungerar i Word och vilka verktyg som finns tillgängliga för att styra den.

LÄS ÄVEN: Använd Microsoft Word professionellt och snabbt med 5 användbara funktioner

1) Formateringsnivåer i Microsoft Word

Det första du ska ta reda på är hur Word tolkar textformatering. Det mänskliga sinnet tror att ett dokument består av ord som utgör meningar, meningar som utgör stycken, stycken som utgör sidor, och så vidare.

För Word, å andra sidan, består varje dokument av tre grundläggande nivåer:

• Avsnitt: Varje Word-dokument har en eller flera sektioner.
• Paragrafer: Varje avsnitt har ett eller flera stycken.
• tecken: Varje stycke har ett eller flera tecken.

Med Word kan du tillämpa formatering på ett helt dokument eller specifika sidor i ett dokument, men i själva verket tillämpas varje regel alltid på en av dessa tre nivåer och därför inte på hela dokumentet.

2) Visa dolda karaktärer

Lär dig hur du formaterar text i Microsoft Word och arbetar med stilar du bör alltid hålla dolda tecken synligaåtminstone tills du blir tillräckligt bra för att "se" dem även om de inte är synliga för ögat.

I huvudverktygsfältet behöver vi bara trycka på den omvända P-tangenten (även kallad Flyga fot), för att se icke-utskrivna och dolda tecken som är symboler för ett dokuments struktur.

Arket kommer nu att se smutsigt ut med prickar på sidorna och de omvända P:en i slutet av varje rad som slutar med en punkt. I Word är varje knapp du trycker på på tangentbordet ett tecken, men bara bokstäver, siffror och skiljetecken syns.

Du kan styra exakt vilka typsnitt du ser och döljer genom att gå till Arkiv -> Alternativ -> Visa.

För att lära dig mer kan vi läsa vår guide på hur man tar bort prickar och p-symboler i word.

3) Kontrollera avsnitten

Sektioner styr alla dokumentflöden. Alla Microsoft Word-dokument börjar med ett enda avsnitt som ändras när du lägger till några ändringar.

Du infogar en manuell avsnittsbrytning

Du kan skapa ett nytt avsnitt manuellt genom att infoga en avsnittsbrytning (på Word-menyn Layout -> Pauser).

Det finns två typer av avsnittsbrytningar, en som bryter text på sidan, den andra som gör att du fortsätter skriva på samma sida där pausen infogas. I Word finns det även udda och jämna sidbrytningar.

Formateringen av specifika sidor ändras

Kom ihåg att Word inte ser sidor, bara avsnitt. När du ändrar formateringen av en viss sida eller intervall av sidor, skapar Word ett nytt avsnitt för dem genom att automatiskt infoga en avsnittsbrytning ovanför och under. Eventuella formateringsändringar på sidnivå tillämpas på hela avsnittet.

Avsnitt kan verkligen göra dig galen om du inte förstår hur du ska hantera dem och vad de är, särskilt eftersom du behöver använda designvyn för att hantera dem. Ett typiskt nybörjarmisstag är att gå vidare till att skriva på nästa sida utan att bryta sidan, genom att trycka på Enter flera gånger.

4) Använd stycken

Stycket är utan tvekan den viktigaste delen av ett Microsoft Word-dokument. Framgång med att formatera text beror helt på att du förstår hur det fungerar; stycket är en mening som slutar med en vagnretur, så använd . och tryck sedan på Enter.

Stycketecknet är ett viktigt och speciellt tecken eftersom det berättar allt om textens struktur. Att se ¶ hjälper oss att undvika misstag som att gå till nästa sida genom att trycka på Enter flera gånger eller att förlora formatering när du kopierar och klistrar in.
För att skriva i Word är det viktigt att se dessa tecken och alltid veta var en mening slutar.

5) Använd formateringsstilar

En stil är en samling formateringsinformation som kan appliceras på en text på en gång. Formatmallar är användbara för att tillämpa samma formatering i ett dokument.

Word Home-menyn låter dig välja mellan några fördefinierade stilar som är av två typer: styckestilar och teckenstilar. Snabbstilar är tillgängliga från en rullgardinsmeny i huvudverktygsfältet.

• Styckestilar inkluderar formatering som tillämpas på ett helt stycke (tabeller, radavstånd, kanter och indrag), samt teckenformatering (teckensnitt, storlek, färg). Styckestilar är markerade med ett ¶-tecken.
• Teckensnittsstilar innehåller endast information om formateringen av valda tecken i ett stycke. Teckenstilar inkluderar endast teckenformatering, bokstäver och siffror; om du använder ett teckenformat inuti ett stycke åsidosätter det styckeformatet

I Word kan vi redigera befintliga stilar, men det är bäst att lämna dem där de är och skapa din egen om du vill ha denna kontroll. I alternativen för att skapa den nya stilen är det lämpligt att lägga till den i snabbstilsmenyn men inte aktivera alternativet för automatisk uppdatering.

Om vi ​​vill skapa våra egna stilar i Word hänvisar vi dig till att läsa Italiensk guide om Word-stilar.

6) Förbered dokumentet i förväg

Det finns inget mer frustrerande än att försöka felsöka avsnittsproblem i Word, eller fixa ett problem med stilar i ett färdigt dokument. Det bästa sättet att skriva i Word är att göra det utan att oroa dig för formatering och sedan, när du är klar, öppna ett nytt dokument, förbereda det ordentligt och kopiera texten från det gamla till det nya, klistra in det som oformaterad text.

I en annan artikel har vi sett hur klistra in kopierad text utan formatering.

Slutsatser

Blir bra med Word det kräver mycket ansträngning och konstant användning av applikationen, men genom att följa råden ovan kommer vi att bli omedelbart tillräckligt bra för att skapa professionella dokumentordnad och sammanhängande för alla behov (arbete och studier), utan att behöva gå en kurs.

För att lära dig mer kan vi läsa våra guider om hur man ändrar standard sidlayout i word kom igen hur man skriver formler med word.

Nu när du har läst klart Guide till stilar, avsnitt och stycken i Word och dokumentförberedelse, inbjuder vi dig att utforska kategorin Android ytterligare. Där hittar du fler intressanta artiklar som kommer att utöka dina kunskaper och hålla dig informerad. Sluta inte läsa och upptäcka mer!