20 funktioner i Gmail för att hantera e-posten snabbare

Optimera din Gmail med dolda funktioner för att förbättra inkorgen, hantera utrymme och öka produktiviteten. Slipp distraktioner och få mer kontroll över din e-postupplevelse.

Vi är alla trötta på att få det röda meddelandet som säger att Google Drive-utrymmet nästan är fullt. Eller att inse, efter dagar, att ett mejl från en kund eller vän har hamnat i fliken "Erbjudanden" tillsammans med tusen butiksrabatter som vi inte är intresserade av. Gmail är gjort för att vara enkelt, men just därför är många av de mest användbara funktionerna dolda i menyer som ingen någonsin öppnar. Vi har spenderat timmar med att trixa med inställningarna för att förstå hur vi kan omvandla en rörig inkorg till ett verktyg som arbetar för oss, istället för att vi måste jaga den. Här är hur vi städat upp allt och vilka alternativ vi har aktiverat för att inte tappa bort något mer.

Problemet med flikarna och hur man återfår total kontroll

I grunden delar Gmail meddelanden i Huvud, Socialt och Erbjudanden. Det verkar praktiskt, men i praktiken är det som att ha en butler som bestämmer vad vi ska läsa och vad vi inte ska läsa, ofta felaktigt. Ett arbetsmejl som skickas via ett automatiskt system hamnar i Erbjudanden och försvinner från vår vy.

För att lösa detta är det bäst att stänga av detta system och använda en mer ärlig visning. Klicka på kugghjulet uppe till höger, gå till "Visa alla inställningar" och leta efter fliken "Inkorg". Här, istället för "Standard", väljer vi Prioriterad inkorg. På så sätt visar Gmail endast olästa meddelanden och de som vi har markerat med en stjärna högst upp. Allt annat faller längre ner.

Om vi vill ha en ännu mer klassisk e-postupplevelse kan vi aktivera Läsvyn (även från kugghjulet högst upp). Detta gör att vi kan läsa innehållet i ett mejl i en ruta bredvid, utan att behöva gå in och ut ur meddelandeflistan hela tiden. För den som tycker att knapplikonerna är otydliga kan vi i de allmänna inställningarna ändra "Knappetiketter" för att visa text istället för enbart ikoner.

Slutligen, om en konversation blir störande, kan vi använda funktionen Ignorera (från de tre punkterna i meddelandet): det är som att sätta ett WhatsApp-grupp på ljudlös, tråden av meddelanden kommer inte längre att dyka upp överst vid varje svar.

Tidsmaskinen och svarshastigheten

Det har hänt oss alla att klicka på "Skicka" och inse en sekund senare att vi glömde bilagan. Gmail har en funktion för att ångra skickande, men standardinställningen ligger på 5 sekunder, en tid som nästan är meningslös. Genom att gå till de allmänna inställningarna, under "Ångra skickande", kan vi flytta skjutreglaget till 30 sekunder. Det är en marginal som förändrar allt, eftersom meddelandet förblir i en sorts "väntsal" innan det verkligen skickas. Om ni vill fördjupa er, har vi skrivit en specifik guide om sätten att ångra skickandet av ett mejl.

För den som skriver mycket är tangentbordsgenvägar det enda sättet att inte bli galen. Till exempel, genom att trycka på tangenten C öppnar man omedelbart ett nytt meddelande. Om ni inte kommer ihåg tangenterna, tryck bara Skift + ? för att få fram den kompletta listan över alla tillgängliga kombinationer.

Om vi dessutom ofta skriver samma saker, som kontorsinformation, kan vi använda Mallar. Det räcker att gå till Inställningar > Avancerat och aktivera "Mallar". När detta har gjorts kan vi spara standardresponser och hämta dem med två klick, vilket sparar oss från den vanliga tråkiga kopiera-klistra från gamla mejl.

Jakt på stora filer och djup rengöring

Gmails utrymme delas med Google Foto och Drive. Om inkorgen är full slutar vi få mejl. Innan vi betalar en prenumeration kan vi göra en riktad städning genom att söka efter "tungviktare".

I sökfältet skriver vi size:10m för att hitta de tyngsta meddelandena som är mer än 10 megabyte. Ett knep för den som behöver radera tusentals mejl är att inte bara välja de 50 meddelandena på sidan, utan att klicka på den gula länken som visas högst upp: Välj alla konversationer som matchar denna sökning. Endast så kan vi radera tusentals gamla mejl på en och samma gång. För detaljer, här är hur vi återfinner gamla mejl på Gmail och de största bilagorna.

Avslöja vem som säljer våra data och hantera integriteten

När vi registrerar oss på en webbplats hamnar e-postadressen ofta i databaser som säljs till tredje part.

För att förstå vem som har svikit vårt förtroende, följer vi kursen från TekniskaKnep genom att använda tricket med plus-tecknet och punkterna.

Gmail har två hemligheter om adresser: För det första, ignorerar punkter helt. [email protected] är detsamma som [email protected]. För det andra, ignoreras allt vi skriver efter ett +-tecken. Om vi registrerar oss på en webbplats med [email protected], kommer mejlet fortfarande att nå oss, men om vi börjar få skräppost till den specifika adressen, vet vi exakt vem som har sålt våra uppgifter. Vid det laget kan vi blockera mottagandet av mejl från oönskade avsändare genom att skapa ett filter som skickar allt till papperskorgen.

För säkerhetens skull rekommenderar vi att aktivera alternativet Fråga innan externa bilder visas i inställningarna. Detta förhindrar avsändare från att veta om vi har öppnat mejlet genom små osynliga bilder (spårningspixlar). Dessutom, om vi har använt en offentlig dator, kan vi göra utloggning på distans: gå bara längst ner på Gmail-sidan och klicka på "Detaljer" (under senaste kontohändelser) för att stänga alla aktiva sessioner på andra enheter.

Avancerad Organisation och Produktivitet

Gmail använder inte mappar, utan etiketter. Vi kan organisera meddelanden genom att helt enkelt dra mejlet med musen över den önskade etiketten i kolumnen till vänster. Om vi istället behöver hantera flera konton, kan vi ställa in Gmail för att skicka mejl med en annan e-postadress, så att allt centraliseras på ett ställe.

För dem som använder appen på iOS finns det ett snabbt trick: Det är möjligt att flytta ett meddelande från ett Gmail-konto till ett annat (eller till ett IMAP-konto) genom att använda funktionen "Flytta" efter att ha valt mejlen i redigeringsläge. Detta är extremt användbart för dem som migrerar sina data eller delar sin post mellan arbete och privatliv. Om vi istället vill dela hanteringen av inkorgen med en kollega utan att ge ut lösenordet, kan vi använda funktionen för delning av en Gmail-adress i "Konto och Import".

Slutligen, för att inte glömma saker att göra, kan vi omvandla ett mejl till en uppgift. Markera bara texten, gå till menyn "Mer" längst upp och välj Lägg till uppgift. Meddelandet blir en påminnelse i Google Tasks, som är integrerat direkt i kalendern.

Appar för att Potensiera Posten

Om det standardgränssnittet inte räcker, finns det verktyg som lägger till professionella funktioner utan att komplicera saker för mycket.

Shortwave är idealiskt för den som får hundratals mejl. Det förvandlar Gmail till något liknande en chatt, grupperar meddelandena efter ämne och gör det möjligt att göra snabba sammanfattningar av långa konversationer.

Right Inbox är för den som behöver veta om mejlet har lästs. Det lägger till en notifikation som meddelar oss när mottagaren öppnar meddelandet, och är mycket användbart för att ställa in automatiska påminnelser.

Mailbird är istället ett program som installeras på datorn. Det är perfekt för den som hanterar 3 eller 4 olika konton och vill se dem alla på en och samma skärm utan att hoppa mellan flikar.

Andra Nyttiga Saker som Ofta Glöms

• Offline-användning: I inställningarna, under "Offline"-alternativet kan vi aktivera läsning av mejl utan internet. Användbart på flygplan; svaren kommer att skickas så fort vi är online igen. För detaljer, här är hur man läser Gmail-offline.
• Skjut upp mejl: Genom att klicka på klockikonen över ett meddelande kan vi få det att försvinna och dyka upp igen i inkorgen vid en mer lämplig tidpunkt.
• Arkiv vs Papperskorg: Att arkivera ett mejl betyder inte att radera det. Det tar bara bort meddelandet från huvudvyn, men sparar det. Om vi raderar det, försvinner det för alltid efter 30 dagar.

Efter år av att kämpa med meddelanden om fullständigt utrymme och att söka efter mejl begravda under berg av nyhetsbrev, insåg jag att den enda lösningen för att inte bli galen med Gmail är att sluta lita på de automatiska inställningarna. Mitt råd.

Att ägna en timme på lördagen åt att göra en rengöring med operatören size: och att inaktivera kategorikorten kan verka tråkigt. Men känslan av att öppna posten och endast se det som verkligen är viktigt, utan bakgrundsbrus från kampanjer, är ovärderlig.

Mindre distraktioner innebär mer tid för att göra annat.

Nu när du har läst klart 20 funktioner i Gmail för att hantera e-posten snabbare, inbjuder vi dig att utforska kategorin Ansökningar ytterligare. Där hittar du fler intressanta artiklar som kommer att utöka dina kunskaper och hålla dig informerad. Sluta inte läsa och upptäcka mer!