Skillnader mellan Word, Excel och PowerPoint filformat

Huvudsakliga digitala dokumentformat och skillnader mellan Office Word Excel och Powerpoint-filer som DOC, DOCX, ODT, RTF, WPS, XLSX, PPTX och andra

Digitala dokument, det vill säga de som skapats med din dator, skiljer sig från varandra beroende på filformat och vilket program som används för att skriva dem. När du sparar ett nytt textdokument med ett program som Microsoft Word kan du välja mellan olika filformat.

Valet är viktigt för om detta dokument sedan skickas till en annan person måste du vara säker på att han kan öppna det med sitt skrivprogram, som kan vara Microsoft Word eller till och med ett annat. Vissa filtyper är mer kompatibla men har färre avancerade funktioner, medan de senaste formaten som skapats av Microsoft erbjuder fler inbyggda funktioner och kan enkelt återställas i händelse av ett fel eller plötslig blackout.

I guiden som följer kommer vi att visa dig vad de är de vanligaste formaten som används av digitala dokumentanalysera filtyper skapade av skrivprogram som Word, LibreOffice Writer, Google Docs eller andra. Samma sorts distinktion gäller även för bl.a kalkylbladsfilformat (som de som skapats med Excel) och den presentationer (som de skapade med PowerPoint).

LÄS ÄVEN -> Lista över alternativa Microsoft Office-program

1) DOCX, XLSX och PPTX

Standardformaten som stöds av de senaste versionerna av Microsoft är DOCX, XLSX och PPTXanvänds som standardformat sedan Office 2007. När det släpptes skapade det en hel del problem för dem som använde Office 2003 eller tidigare versioner, eftersom de gamla versionerna inte kunde öppna den nya generationens filer utan att installera en extra plugin.

För att förstå vikten av denna förändring, läs bara vår artikel om hur man öppnar docx-fil med office 2003: på den tiden blev det den mest sökta artikeln, eftersom alla använde Office 2003 även på kontoret och inte alla ville uppgradera till 2007 års version (av många användare sett som alltför revolutionerande).

Idag har saker och ting förändrats och DOCX-, XLSX- och PPTX-filer är utan tvekan de mest använda på Office-dokument, men även nu föredrar många att dela sina filer i DOC, XLS och PPT för att bibehålla kompatibiliteten.

DOCX-, XLSX- och PPTX-format skiljer sig mycket från DOC-, XLS- och PPT-format: de är i själva verket komprimerade arkiv baserade på XML (Extensible Markup Language) och ZIP-komprimeringsteknik. Faktum är att du kan försöka öppna en ny generationsfil med program som t.ex 7 Zip för att se hur innehållet som består av många xml-filer kan extraheras till en mapp.

DOCX-, XLSX- och PPTX-filer, som är komprimerade, är mycket mindre än doc-filer. Dessutom, eftersom det är en uppsättning xml-filer, om docx-filen skulle skadas, det är fortfarande möjligt att återställa en del av dess innehåll som raderats eller förlorats under en blackout eller ett systemfelvilket gör att återvinning av skadade dokument.

2) DOC, XLS och PPT

DOC-, XLS- och PPT-formaten är standardformaten födda tillsammans med Office. Även om de är föråldrade och saknar avancerade funktioner de används fortfarande i stor utsträckning vid utarbetande av dokument: de är det föredragna formatet för dem som har använt Office i mer än 10 år.

De senaste versionerna av Office och andra kontorspaket (t.ex LibreOffice) låter dig spara filer i detta format, som därför förblir populärt och skyddar mot eventuella inkompatibiliteter. Om du vill vara säker på det den som tar emot ett dokument kan läsa det utan problemdå är det bäst att skicka det i DOC-, XLS- och PPT-format, speciellt om vi inte vet vilken dator eller kontorssvit mottagaren använder.

3) DOCM, XLSM och PPTM

Filformaten DOCM, XLSM och PPTM beskrivs som "makroaktiverade dokument". Formaten med M föddes med Office 2007 och inkluderar makron, vilket inkluderar färdiga automater, utan att behöva flytta eller kopiera makron från en dator till en annan. Om du vill att makrot i ditt dokument eller kalkylblad eller presentation ska fungera måste du spara den filen som en DOCM, XLSM eller PPTM.

Om du får en sådan fil via e-post eller chatt, vårt råd är att aldrig öppna den innan du kontrollerar den med ett antivirusprogram: makron kan innehålla mycket kraftfulla virus och deras användning måste begränsas.

4) DOTX, XLTX och POTX

DOTX-, XLTX- och POTX-filer är de senaste filformaten, designade för att dela en mall och för att bibehålla ett konsekvent utseende över olika dokument.

Om vi ​​skapar ett dokument och du planerar att behöva göra andra liknande, vi kan spara detta dokument för användning som en mall i DOTX-, XLTX- eller POTX-format, så att du sedan kan börja från denna för att skriva en till.

5) DOT, XLT och POT

Innan DOTX-, XLTX- och POTX-filerna kom var det möjligt exportera dokumentmallar i DOT-, XLT- och POT-formati alla avseenden dokumentmallarna som finns tillgängliga på Office 2003 och tidigare versioner.

För närvarande har de gått ur bruk eftersom formaten DOTX, XLTX och POTX är mycket effektivare vid export av mallar.

6) DOTM, XLTM och POTM

DOTM, XLTM och POTM-formaten kommer används för att associera makron med mallar som släpptes före Office 2007. "M" i slutet indikerar att modellen stöder makroaktivering.

Även den här typen av filer förföll snabbt (även för att den startade farliga makron), men vi kan fortfarande hitta den här typen av filer i affärssammanhang.

7) ODT, ODS och ODP

ODT-, ODS- och ODP-formaten är associerade med de fria formaten som kallas Öppna Dokument: de är standardformat med öppen källkod för textdokument. Detta innebär att praktiskt taget alla skrivprogram (inklusive Microsoft Word) borde kunna öppna dem, med tanke på deras fria natur.

När vi använder LibreOffice som en kontorssvit kommer filerna att sparas i dessa format som standard; vi kan alltid välja även de mest kända Office-formaten, men sviten kommer att trycka på för att använda ODT-, ODS- och ODP-formaten med ett varningsfönster när en ny fil sparas.

Precis som de senaste Office-formaten (DOCX, XLSX och PPTX) är även OpenDocument-filer baserade på XML och delar därmed de flesta av de avancerade funktionerna (som t.ex. större robusthet vid fel eller strömavbrott).

8) ABW

ABW är formatet på en fil som skapats med programmet AbiWord. Detta filformat är mycket specifikt och det kan inte öppnas med Wordvilket begränsar dess spridning (endast ägare av AbiWord-programmet kan öppna det).

9) WPS

WPS-formatet hanterades av gamla Microsoft Works-programmetdet vill säga en reducerad och gratis version av Office-paketet (finns på Windows-datorer och Mac-datorer). WPS-filer kan öppnas med Word eller LibreOffice utan problemäven om de nästan har försvunnit från cirkulationen vid det här laget eftersom de inte erbjöd mycket mer än bara DOC-filer.

10) RTF (Rich Text Format)

RTF är det universella formatet för digitala dokument, vad den kan öppnas med vilket program som helst. En RTF-fil kan till och med öppnas med Wordpad-programmet som ingår i Windows, även om en del av formateringen kan gå förlorad.

RTF-format kan inte innehålla makronDet är därför det fortfarande används idag som ett säkert filformat att dela, eftersom det inte kan innehålla virus. Att vara kompatibel med alla program kan vara ett bra val om vi inte vet vilken kontorssvit mottagaren kommer att använda, även om vi måste avstå från den avancerade formateringen som finns med klassiska Office-format.

11) XLSB (Binärt filformat Excel)

XLSB-formatet är avsett för delning Excel-kalkylblad med stark komprimering: genom att välja detta format kan vi faktiskt komprimera filer upp till 75 %, vilket sparar mycket utrymme.

Även om det är sällsynt är det fortfarande möjligt att stöta på Excel-filer komprimerade i detta format, särskilt om du behöver dela ett Excel-dokument av betydande storlek.

Slutsatser

Efter att ha läst hela guiden kommer vi att ha en tydlig bild av alla filformat tillgängliga med Word, Excel och PowerPoint. För maximal kompatibilitet råder vi dig att alltid fokusera på DOC, XLS och PPT, lämpliga för de flesta dokument du delar i hemmet och företaget; om vi däremot måste dela avancerade dokument är referensformaten utan tvekan DOCX, XLSX och PPTX.

För maximal kompatibilitet kan vi också använda RTF-formatetnu lite känd för allmänheten men en riktig "livlina" för dem som vill dela filer som säkert är läsbara på vilket program och vilken enhet som helst.

Har vi inte Office installerat på vår dator? Vi kan åtgärda detta genom att läsa våra guider till sätt att använda och ladda ner Office gratis och hur ladda ner Microsoft Office 2021 för Windows och Mac.

Nu när du har läst klart Skillnader mellan Word, Excel och PowerPoint filformat, inbjuder vi dig att utforska kategorin Android ytterligare. Där hittar du fler intressanta artiklar som kommer att utöka dina kunskaper och hålla dig informerad. Sluta inte läsa och upptäcka mer!