Mer användbara Excel-funktioner för att filtrera data och se grafer

8 mest användbara Excel-funktioner för att bearbeta data och tabeller, för att använda filter och för att visa dem i grafisk form

Microsoft Excel är det mest använda programmet i företag och redovisningskontor runt om i världen, på grund av dess höga precision i att göra beräkningar och organisera alla typer av data i diagram, tabeller och grafer för privatpersoner, familje- eller företagskonton.

Att känna till alla funktioner i Excel kan kräva många års erfarenhet och läsa onlineguider, något som inte alla kan få ut av det blå (speciellt om vi bara använder Excel eller om vi ombeds att använda det i arbetet).

Bara för Börja få lite Excel-erfarenhet direkt vi kommer att visa dig vilka är de mest användbara Excel-funktionerna för att filtrera data och se graferså att vi bättre kan orientera oss i floden av data som laddas på kalkylarken och börja arbeta med Excel som riktiga proffs.

LÄS ÄVEN: Excel knep för att bli experter på beräkningar och datapresentation

1) Sparkline-diagram

Sparklines har funnits sedan Excel 2010 och de används för att representera trendvyer av data skrivna i rad. I grund och botten är det en miniatyriserad graf som infogas i en enda Excel-cell, utan att ta upp plats på arket, för att få en sammanfattning av data som finns på en rad med en blick.

För att skapa Sparkline-diagram, välj cellintervallet, klicka på Infoga-menyn och välj typ av diagram från Linjer, Histogram eller Positivt/negativt.

På Office officiella webbplatsden detaljerade guiden om hur du använder Sparkline-diagram.

2) Villkorlig formatering

Villkorlig formatering är en välkänd funktion i Excel, används för att presentera, färglägga eller ändra formateringen av enskilda celler automatiskt baserat på vissa förhållanden. Det blir till exempel användbart att skapa en värmekarta för att se celler med låga siffror färgade blå och högre siffror färgade röda.

För att skapa värmekartan med villkorlig formateringvälj data och från hemmenyn högst upp, dvs Stilar, klicka på knappen Villkorlig formatering och välj färgskaletyp och kromatisk skala. Du kan också sätta ikoner och pilar bredvid varje cell för att veta om värdet växer eller faller.

Villkor är regler som du kan ange med klassiska Excel-funktioner. Läs även för denna funktion Office guide att känna till alla de två aspekterna.

3) MIN MAX STOR SMÅ funktioner

Funktionerna Minimum MIN och Maximum MAX i Excel extrahera de högsta och lägsta värdena för den valda datan. Men om du vill hitta inte bara den första största utan även den andra, tredje och n:e finns funktionerna STOR OCH LITENför att hitta det n:te största respektive minsta värdet bland de valda data.

För mer information om Excel-funktioner kan du läsa Office guide eller vår guide om hur använd funktioner för att räkna i Excel (COUNT och SUM).

4) Ta bort dubbletter

I en tabell med mycket data inuti (som en adressbok) det är lätt att det också finns dubbletter att radera. Excel fungerar bra för att ta bort dubbletter av en lista eller en specifik kategori av data, med hjälp av en speciell funktion från menyn Data.

där Office guide ger oss all information om hur man filtrerar dubbletter och hur man tar bort dem.

5) Datafilter på pivottabeller

Pivottabeller är bland de Excel-operationer som alla borde veta hur man gör.

Visuella filter på pivottabeller gör att du kan visa delmängden av data som en länkad graf eller som rådata. Du kan till exempel se försäljningstrenden för olika produkter, med en interaktiv graf som ändras enligt filtret som tillämpas på data.

Slicers är en riktigt användbar och anpassningsbar funktion så för att veta hur man använder dem är det värt att ta en titt på officiell guide som förklarar alla detaljer till fullo.

6) VLOOKUP eller VSLOOKUP funktion

VLOOKUP är en av de mest användbara funktionerna i Excel att behandla data i databaslistor (med unika identifikationsnummer) så att du söker efter ett visst objekt i en kolumn och ser sökdata från en annan kolumn i samma rad som objektet.

Till exempel, i en lista över produkter, för en artikelkod är det möjligt att veta pris, beskrivning etc.; i praktiken är det en funktion som automatiserar läsningen av viss data i en Excel-databas. VLOOKUP är en funktion som framför allt används inom det kommersiella området, vilket gör att du kan spara mycket tid.

Guiden på italienska på VLOOKUP är på kontorsplats.

7) Ladda data från andra ark eller dokument

Om vi ​​har mycket data att importera till Excel vi avråder kategoriskt från att göra en enkel kopiera och klistra ineftersom data kan vara dåligt formaterade när de väl laddats in i Excel.

Att fortsätta som riktiga proffs e korrekt skaffa data för grafer och tabeller tryck uppåt på menyn Datatryck på knappen i det övre vänstra hörnet Hämta data och vi väljer var vi ska ladda data som ska infogas i kalkylarket.

Med denna procedur kan vi ladda data från vilken textfil som helst (även Word), ladda data som finns i en PDF, ladda data från en databas skapad för tillfället och ladda data från en bild eller andra katalogverktyg en del data.

8) Ladda upp data från webbsajter

Återigen för att hålla oss vid ämnet uppladdade data kan vi använda Excel för katalogisera de dataflöden som kommer från en webbplatsuppdatera dataflödena i realtid och erhålla en färdig tabell (uppenbarligen om webbsidan som används tillhandahåller data på ett ordnat och schematiskt sätt).

För att hämta data från en webbsajt öppnar vi menyn igen Data från valfritt Excel-ark, tryck på knappen längst upp till vänster Från webbeninfoga länken med data för att återställa online och tryck på Okej.

En ny skärm öppnas där data som vi kan återställa från webbplatsen kommer att analyseras, med möjlighet att infoga dem redan i en beställd tabell redo att laddas på Excel-arket (vi kan välja typ av tabell, ändra färg i tabellen och ändra även rubrikerna på enskilda kolumner).

Slutsatser

Med dessa enkla Excel-trick vi kommer omedelbart att bli mycket bättre på att hantera kalkylblad och skaffa oss tillräcklig erfarenhet att kunna lägga till ny data, filtrera data och se diagram som ett riktigt proffs.

Fortfarande på Excel-temat föreslår vi att du också läser våra guider om hur man gör ett bord i excel och om hur infoga bilder i ett excelark.

Nu när du har läst klart Mer användbara Excel-funktioner för att filtrera data och se grafer, inbjuder vi dig att utforska kategorin Android ytterligare. Där hittar du fler intressanta artiklar som kommer att utöka dina kunskaper och hålla dig informerad. Sluta inte läsa och upptäcka mer!