Hur man signerar en PDF digitalt

För att signera PDF-dokument med juridiskt värde måste en digital signatur anbringas, det vill säga en signatur certifierad av tredje part

På en PC, smartphone eller surfplatta kan du rita din signatur i elektroniskt format (rita med fingret eller med en kapacitiv penna) och på så sätt skapa enkla undertecknade dokument utan alltför många problem. Men om de handlingar vi får kräver en signaturnivå på juridisk nivå vi kan inte bara skriva under med en penna eller finger, utan vi måste skriva under dokument med en digital signaturdet vill säga genom att ansöka på dokumentera ett certifikat som försäkrar oss om vår identitet.

Den digitala signaturen det är viktigt för företagare och revisorer som lämnar in dokument till den lokala handelskammareneftersom nu alla accepterar dokument i digitalt format endast om de är digitalt signerade och avvisar dokument med elektronisk signatur.

I guiden som följer visar vi dig hur man digitalt signerar ett PDF-dokumentså att vi kan bekräfta våra avsikter och bekräfta innehållet

Hur man får den digitala signaturen

Precis som PEC och den SPID den digitala signaturen kan erhållas genom att välja a leverantör för digital signatursom tillhandahåller det certifikat som krävs för att anbringa denna typ av signatur.

En av de bästa leverantörerna för digital signering är Arubasom tillhandahåller olika metoder för att behålla ditt certifikat och låter dig snabbt aktivera den digitala signaturen använda SPID (att användas i detta fall som en igenkänningsmetod).

Baserat på prenumerationen som valts på Aruba kommer vi att få en smartkortläsare (och det relativa smartkortet med den digitala signaturen sparad inuti) eller det enkla smartkortet (om vi redan har en smartkortläsare på kontoret); alternativt kan vi erhålla Aruba Key USB-minne eller en enkelt USB-minneför att användas som en USB-token vid signering.

Aruba Key USB-minne den är klar att använda och inkluderar även signaturmjukvaran, det vill säga Aruba tecken; om vi har valt andra metoder för signaturen (som smartkortet eller den enkla USB-nyckeln) måste vi ladda ner programvaran Aruba tecken på datorn, ladda upp dokumentet som ska signeras på den och använd smartkortet eller token för att applicera den digitala signaturen.

Hur man skaffar den digitala fjärrsignaturen

där Digital signatur på distans det är en utveckling av den digitala signaturen som förenklar proceduren så mycket som möjligt, vilket gör den bekväm att använda även för nybörjare.

Med den digitala fjärrsignaturen är det digitala signaturcertifikatet alltid tillgängligt på Aruba-servern: vid signering av dokumentet (via Aruba Sign), en OTP-kod som ska genereras på telefonenför att omedelbart fastställa vår identitet och fortsätta med själva signaturen.

Med den digitala fjärrsignaturen behöver vi inte ladda ner några certifikat, vi behöver inte installera smartkortläsare och vi kommer inte behöva behålla tokens, vilket gör proceduren mycket enklare, bekvämare och snabbare; Nackdelen är att vi alltid måste vara anslutna till interneteftersom signering är omöjlig utan tillgång till Aruba-servern.

Apparna att ladda upp är Aruba Digital Signature (tillgänglig för Android Och iPhone) och Aruba OTP-appen (tillgänglig för Android Och iPhone), väsentligt för att kunna slutföra signaturprocessen.

Om vi ​​är rädda för att förlora telefonen, inga problem: det är möjligt att generera OTP för den digitala fjärrsignaturen även med en fysisk OTP-generator eller med en USB OTP-nyckel, utan att behöva störa den smartphone som används.

Hur man signerar ett PDF-dokument digitalt

Nu när vi har sett vad som krävs för att få digital signatur eller digital fjärrsignatur, låt oss tillsammans se alla steg vi behöver följa för att tillämpa digital signatur på alla PDF-dokument.

Konvertera dokument till PDF

Först och främst, låt oss se till att dokumentet är i PDF-format: om vi tar emot Word-dokument eller i annat elektroniskt format rekommenderar vi att du omedelbart konverterar dem till PDF med någon av metoderna som visas i vår guide om hur konvertera dokument till PDF.

Installera signatur hårdvara och mjukvara

Efter att ha konverterat dokumenten till PDF måste vi se till att vi har installerat all nödvändig hårdvara och mjukvara för den digitala signaturen. För Aruba kommer vi att behöva använda programmet Aruba teckenperfekt kompatibel med hårdvaran som tillhandahålls av Aruba själv.

När hårdvaran och mjukvaran är förberedd återställer vi faktiska certifikatet, sparat på smartkortet eller USB-token: den här filen är viktig eftersom den är certifikatet för vår digitala signatur.

I fallet med digital fjärrsignatur certifikatet lagras på Aruba-servrarna och kan återkallas av Aruba Sign varje gång vi behöver signera: i detta specifika fall måste vi alltid vara anslutna till Internet och välja den digitala fjärrsignaturen efter att ha laddat upp själva dokumentet.

Använd digital signatur

Själva signaturproceduren är egentligen väldigt enkel: efter att ha laddat upp ett eller flera dokument i PDF-format till Aruba Sign (eller ett liknande signaturprogram, som t.ex. Dike) vi väljer Pdf-signatur (PAdES)Klicka på Fortsätt och signera och välj den metod som valts för att hämta den digitala signaturen (token, smartkort eller OTP-kod för fjärrsignatur).

Det slutliga resultatet blir de signerade PDF-filerna i samma källmapp, redo att skickas eller delas.

Slutsatser

Den digitala signaturen är väsentlig för att skicka dokument till den offentliga förvaltningen och för att skicka fakturor till revisorn; det digitalt signerade dokumentet har samma juridiska värde som det tryckta och signerade papperet, så vi måste vara uppmärksamma på vad vi certifierar. Tillsammans med PEC och SPID är det en del av den "triad" som krävs i Italien för att kunna skicka certifierade dokument, verifiera vår identitet på digitala tjänster och signera dokument utan att skriva ut och skanna dem.

För att lära dig mer kan vi läsa våra guider CNS, CRS, CIE och SPID: guide till autentisering på statliga webbplatser kom igen hur man aktiverar SPID: komplett guide.

Nu när du har läst klart Hur man signerar en PDF digitalt, inbjuder vi dig att utforska kategorin Android ytterligare. Där hittar du fler intressanta artiklar som kommer att utöka dina kunskaper och hålla dig informerad. Sluta inte läsa och upptäcka mer!